Tarefas e filas do CRM
A tarefa é o que faz o combinado virar trabalho com dono e prazo. Aqui você define como ela nasce no seu time - prioridade e prazo padrão, checklist obrigatório, aviso por WhatsApp e se passar a tarefa adiante exige justificativa.
Quando usar
Use quando precisar executar a rotina de Configurações no ERP.
Antes de começar
- Módulo CRM liberado
- Para o aviso por WhatsApp - um canal conectado ao CRM
Visão geral
Tarefa é o combinado com dono, prazo e desfecho. No CRM ela nasce de três lugares: da mão de alguém, de uma automação (a ação "Criar atividade") ou de um passo de sequência. Esta tela não cria tarefa nenhuma - ela decide como as tarefas nascem no seu time.
Handoff: passar a tarefa adiante
Por padrão, mandar a tarefa para outra pessoa exige uma nota dizendo por quê. É o que faz o histórico da tarefa contar a história inteira depois - quem recebeu, quando devolveu e o motivo.
A chave Permitir handoff sem nota dispensa a justificativa. Deixe desligada se você quer rastreabilidade; ligue se o seu time passa tarefa entre si o tempo todo e a nota virou burocracia.
Criação de tarefas
| Chave | O que muda |
|---|---|
| Exigir checklist ao criar | A tarefa nova só salva com pelo menos um item de checklist. Serve para equipe que trabalha por procedimento: a tarefa nasce com os passos, não só com um título |
| Notificar WhatsApp ao criar | O destinatário recebe a mensagem na hora em que a tarefa é criada, pelo canal do workspace |
| Prefixar nome do criador | Põe o nome de quem atribuiu em negrito no começo da mensagem. Importante quando o número da empresa é compartilhado - sem isso, chega uma tarefa e ninguém sabe de quem |
Padrões ao criar
São os valores que já vêm preenchidos quando alguém abre uma tarefa nova. Ajustá-los é o que faz o time parar de escolher a mesma coisa toda vez.
| Padrão | Efeito |
|---|---|
| Prioridade padrão | A prioridade sugerida na tarefa nova |
| Módulo de origem padrão | De onde a tarefa normalmente vem no seu time |
| SLA padrão (minutos) | O prazo sugerido. A tarefa nasce com ele e quem cria pode mudar |
A tarefa ligada ao card
Quando a tarefa está ligada a uma oportunidade, quatro momentos dela podem disparar automação: iniciada, concluída, devolvida ao criador e reenviada ao executor.
É isso que permite, por exemplo, mover o card de etapa quando a tarefa de instalação é concluída, ou avisar o gestor quando uma tarefa volta para quem a criou.
Problemas comuns
- A tarefa nova não avisou o destinatário - confira se "Notificar WhatsApp ao criar" está ligado e se o usuário tem celular no cadastro.
- Não consigo salvar a tarefa - se "Exigir checklist ao criar" estiver ligado, a tarefa nova precisa de pelo menos um item de checklist.
- Passei a tarefa e o sistema pediu uma nota - é o padrão, para ficar registrado por que ela mudou de mão. Quem quiser dispensar, marque "Permitir handoff sem nota".
- O destinatário não sabe quem mandou - o número da empresa é compartilhado. Ligue "Prefixar nome do criador" e o nome de quem atribuiu passa a vir no começo da mensagem.