Captura de formulários do site - qualquer formulário de contato do site vira lead no CRM
Como ligar a captura automática dos formulários que já existem no site da empresa (contato, orçamento, demonstração, newsletter) sem configurar um a um, escolher a entrada de lead que recebe cada formulário, ler a situação de cada um e o alerta de formulário que parou de receber.
Quando usar
Use quando o site da empresa já tem formulários (WordPress, Elementor, Wix, site feito por agência) e você quer que cada envio vire negócio no CRM, sem trocar o site e sem integração.
Antes de começar
- O rastreio do site ligado, com o trecho instalado no site (artigo Rastreio do site - instalar)
- Uma entrada de lead do tipo Site ativa em Entradas de lead (a padrão já vem pronta)
- Ser administrador ou gestor do CRM para ligar e configurar
Para que serve e quando usar
A maioria dos sites já tem formulários: fale conosco, pedir orçamento, solicitar demonstração, newsletter. Antes, cada envio virava um e-mail para alguém da empresa e o contato se perdia, ou dependia de uma integração para chegar ao CRM.
Com a captura ligada, o mesmo trecho do rastreio do site passa a enviar ao Hap o que a pessoa preencheu em qualquer formulário de contato do site, no momento em que ela clica em enviar. O envio do site continua acontecendo normalmente (o e-mail da agência, a mensagem de obrigado): o Hap só escuta. Cada envio vira um negócio no funil da entrada de lead escolhida, com nome, e-mail, telefone, empresa, mensagem e os dados do anúncio que trouxe a pessoa.
Antes de começar
| O que | Detalhe |
|---|---|
| Rastreio do site | Ligado, com o domínio do site informado e o trecho colado no site. É o mesmo trecho: nada novo para instalar |
| Entrada de lead | Uma entrada do tipo Site ativa. Ela decide o funil, a origem, o responsável e a primeira mensagem |
| Quem configura | Administrador ou gestor do CRM. Os outros usuários veem a lista, mas não ligam nem mudam |
Ligar a captura
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Abra CRM > Painel de controle > grupo Captação e marketing > cartão Rastreio do site e role até Formulários do site.
A seção Formulários do site: a chave de capturar, a entrada de lead padrão, os dias do alerta e a lista de formulários - 2
Ligue Capturar os formulários do site (qualquer formulário de contato, sem configurar um a um).
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Em Entrada de lead padrão, escolha a entrada que recebe os formulários do site. Cada formulário pode ter a sua, na lista abaixo.
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Em Avisar quando um formulário ficar sem envios por (dias), deixe 7 ou ajuste (de 2 a 60).
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Clique em Salvar. A configuração chega ao site em até 5 minutos.
O que é capturado e o que fica de fora
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Formulário com campo de e-mail ou telefone | É capturado no envio |
| Formulário com campo de senha (login, cadastro de conta) | Fica inteiro de fora |
| Busca, filtro, comentário sem e-mail | Fica de fora |
| Campos de cartão, senha, token, captcha | Nunca saem do navegador, mesmo num formulário capturado |
| Formulário do próprio Hap colado no site | Não passa pela captura: ele já entrega pelo caminho dele |
| Site com aviso de cookies em modo consentimento | Nada é capturado antes de a pessoa aceitar |
Os nomes dos campos do site são reconhecidos sozinhos (nome, e-mail, telefone, celular, empresa, mensagem, inclusive os nomes em inglês que os plugins usam). O que não for reconhecido vai para as observações do negócio e para o campo adicional de mesmo nome do funil, se existir.
A lista Formulários do site
Cada formulário que enviou pelo menos uma vez aparece na lista, com a página em que está, os envios, os leads, os erros e a situação.
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Ativo | O último envio foi entregue: virou negócio, anotação no negócio aberto, saiu da base de leads ou foi tratado como repetido ou bloqueado |
| Com erro | O último envio não foi entregue: sem entrada ativa, sem e-mail ou telefone reconhecível, ou falha. O motivo fica na linha |
| Inativo | Recebia envios e ficou o número de dias configurado sem nenhum. Veio junto com um aviso no sino |
Na linha de cada formulário você pode escolher uma Entrada de lead diferente da padrão (por exemplo, o formulário de orçamento num funil e o de demonstração em outro) e marcar Ignorar para o Hap contar o envio sem entregar.
O que acontece quando alguém envia
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O Hap recebe os campos e passa pela lista de bloqueio e pela chave de duplicidade da entrada.
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Se a pessoa já tem negócio aberto, o envio vira anotação nele (reconversão) e completa e-mail ou telefone vazios.
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Senão, nasce um negócio na primeira etapa do funil da entrada, com a origem da entrada e os dados do anúncio que trouxe a visita (UTM, clique do Google ou do Facebook).
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O gatilho Formulário enviado das automações dispara, e o visitante do rastreio passa a ser identificado.
O alerta "parou de receber"
Formulário que recebia pelo menos 5 envios em 30 dias e ficou o número de dias configurado sem nenhum vira Inativo, e cada gestor do CRM recebe um aviso no sino. É o sinal de que o site mudou e o formulário foi trocado ou quebrou. O próximo envio reativa o formulário sozinho.
Limites
- Formulário dentro de um quadro de terceiro (iframe de outro domínio) não é visto.
- Até 40 campos por envio e 300 formulários distintos por site.
- Envios iguais em menos de 2 minutos não repetem; há um teto de envios por minuto por site, para o caso de robô.
Problemas comuns
- A tela diz "A captura de formulários do site ainda não está disponível nesta base" - a base ainda não recebeu a atualização. Ela chega na próxima atualização do sistema.
- Liguei a captura e nada aparece em Formulários do site - a configuração leva até 5 minutos para chegar ao site. Depois, faça um envio de teste num formulário do site e clique em Atualizar.
- O formulário aparece com a situação Com erro - a entrada de lead escolhida está desligada, ou o envio não tinha e-mail nem telefone reconhecível. Abra a linha: o motivo do último erro está lá.
- O formulário de login ou de busca do site apareceu na lista - formulário com campo de senha nunca é capturado. Busca sem e-mail também não. Se algum outro não deve virar lead, clique em Ignorar.
- O site envia o formulário por script próprio e nada chega - a captura acontece no envio normal do formulário. Se o site usa um botão com código próprio, a agência pode chamar hapSite.capturar(form) depois de validar; o suporte da Hap orienta.
- A mesma pessoa enviou duas vezes e virou um negócio só - envio igual em poucos minutos não repete; e quem já tem negócio aberto recebe uma anotação em vez de um negócio novo (reconversão).
- Recebi o aviso "parou de receber" - o formulário recebia envios e ficou o número de dias configurado sem nenhum. Normalmente o site mudou (página nova, plugin atualizado) e o formulário foi trocado. Confira o site.