Trocar o vendedor de uma venda já faturada, sem estornar
No Vendas & documentos (F9) do Balcão Rápido e do PDV, o botão Trocar, embaixo do vendedor, corrige o vendedor de uma venda já fechada ou faturada sem desfazer o faturamento. A comissão em aberto passa para o novo vendedor, recalculada pela regra dele, os títulos da venda recebem o novo vendedor e a nota fiscal não muda.
Quando usar
A venda saiu no nome do vendedor errado (o balcão abriu com o vendedor padrão, outro atendente fechou a venda) e já foi faturada ou fechada no crediário. Antes, a correção era estornar o faturamento, editar a venda e faturar de novo.
Antes de começar
- Acesso "O Usuário altera comissão?" ligado no cadastro do usuário (Configurações > Usuário, seção Permissões > Comercial), ou usuário administrador
- O novo vendedor cadastrado como vendedor (representante) e ativo
Para que serve
No balcão é comum a venda sair no nome do vendedor errado: a tela abriu com o vendedor padrão (muitas vezes o dono da loja) ou outro atendente fechou a venda. Se ela já foi faturada ou fechada no crediário, o caminho antigo era estornar o faturamento, editar a venda e faturar de novo, com nota nova e estornos no financeiro.
O botão Trocar, no Vendas & documentos (F9), corrige só o vendedor. A nota fiscal, o estoque e os valores da venda ficam como estão; o que muda é de quem é a venda e para quem vai a comissão.
O que a troca faz
| Onde | O que acontece |
|---|---|
| Venda | Passa a ter o novo vendedor, nos relatórios e nas consultas |
| Comissão em aberto | Passa para o novo vendedor e é recalculada pela regra de comissão dele (vale o percentual do novo, não o do anterior), sobre a mesma base da venda |
| Comissão digitada à mão na venda | Fica o percentual e o valor que foram digitados; só passa para o novo vendedor |
| Títulos da venda (contas a receber) | Recebem o novo vendedor, os em aberto e os já recebidos |
| Título do fechamento do cliente (junta várias vendas) | Não muda, mas a comissão desta venda dentro dele vai para o novo vendedor quando o cliente pagar |
| Nota fiscal | Não muda: não é cancelada nem emitida de novo |
| Estoque e financeiro | Não mudam: nada é estornado |
| Registro | Fica gravado "Vendedor alterado de X para Y por Z", com o nome de quem fez a troca |
Trocar o vendedor, passo a passo
- 1
No Balcão Rápido ou no PDV, tecle F9 para abrir Vendas & documentos e ache a venda: pelo número, pelo nome do cliente, bipando o cupom ou pelos Filtros (período, produto, vendedor).
Vendas & documentos (F9): o botão Trocar fica embaixo do nome do vendedor, em cada venda - 2
Na linha da venda, clique em Trocar, embaixo do nome do vendedor.
- 3
Na janela "Trocar vendedor", em Novo vendedor, digite parte do nome ou clique em um dos vendedores da lista. O vendedor atual aparece com "(atual)" e não pode ser escolhido.
Janela Trocar vendedor: o número da venda e o vendedor atual no topo, e a lista de vendedores para escolher o novo - 4
Clique em "Trocar vendedor" (ou tecle Enter com o vendedor escolhido).
- 5
Confira a mensagem verde "Vendedor alterado de ... para ... por ..." e o novo vendedor na linha da venda.
Troca feita: a mensagem com o vendedor anterior, o novo e quem trocou, e a venda 11891 já com o novo vendedor
Quando a troca é recusada
A troca mexe em comissão, e por isso o sistema recusa os casos em que ela mudaria um valor já acertado ou pagaria em dobro.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Quem está trocando não tem o acesso "O Usuário altera comissão?" | Liberar o acesso no cadastro do usuário, ou pedir a troca a um administrador |
| A comissão da venda já foi paga ou fechada | Desfazer o pagamento ou o fechamento da comissão e trocar de novo |
| A venda está cancelada | Nada a trocar |
| O novo vendedor está inativo ou não está cadastrado como vendedor | Ativar a pessoa ou marcá-la como vendedor |
| O novo vendedor já recebe parte da comissão desta venda (rateio) | Ajustar o rateio da comissão na venda antes |
| Os dois vendedores recebem a comissão de jeitos diferentes (no faturamento e na liquidação do título) e a venda já tem comissão gerada | Falar com o suporte |
| A comissão foi digitada à mão e está dividida com outra pessoa | Ajustar o rateio da comissão na venda antes |
| Outra pessoa mexeu na venda ou na comissão no mesmo momento | Abrir o F9 de novo, conferir e repetir |
Problemas comuns
- "Você não tem permissão para trocar o vendedor de uma venda": falta o acesso "O Usuário altera comissão?" no cadastro do usuário (Configurações > Usuário, Permissões > Comercial). Peça a um administrador para liberar ou para fazer a troca.
- "A comissão desta venda já foi paga ou fechada para o vendedor (R$ ... em ... parcela(s))": trocar agora mudaria um valor já acertado com o vendedor. Desfaça o pagamento ou o fechamento da comissão e troque de novo.
- "Esta venda está cancelada": venda cancelada não tem vendedor a corrigir. Se a venda foi refeita, troque o vendedor na venda nova.
- "O vendedor escolhido está inativo" ou "A pessoa escolhida não está cadastrada como vendedor (representante)": ative a pessoa ou marque-a como vendedor no cadastro de pessoas e troque de novo.
- "O vendedor escolhido já participa da comissão desta venda (rateio ou parcela própria)": o novo vendedor já recebe uma parte da comissão desta venda, e a troca pagaria em dobro. Ajuste o rateio da comissão na venda antes ou fale com o suporte.
- "O vendedor atual e o novo recebem a comissão de jeitos diferentes (um no faturamento, o outro na liquidação do título)": a venda já tem comissão gerada no jeito do vendedor atual, e a troca pagaria em dobro ou deixaria de pagar. Fale com o suporte.
- "A comissão desta venda foi definida à mão e está dividida com outra pessoa (ou não é do vendedor atual)": a troca só passa para o novo vendedor a comissão manual que é toda do vendedor atual. Ajuste o rateio da comissão na venda antes ou fale com o suporte.
- "As comissões desta venda mudaram enquanto o vendedor era trocado. Nada foi alterado" ou "O vendedor desta venda acabou de ser alterado em outra tela": outra pessoa mexeu na venda no mesmo momento. Feche o F9, abra de novo, confira a venda e repita a troca se ainda for preciso.
- "Não foi possível confirmar a troca do vendedor": a conexão falhou no meio. Abra o F9 de novo e confira o vendedor da venda antes de tentar outra vez (a troca pode ter sido feita).
- O botão Trocar não aparece na linha: ele só aparece em pedido de venda que não está cancelado. Orçamento, ordem de serviço e devolução não têm o botão.
- Troquei o vendedor e um título continuou com o vendedor anterior: é um título que cobre esta e outras vendas (fechamento do cliente ou faturamento agrupado). Ele não muda, mas a comissão desta venda dentro dele passa a ir para o novo vendedor, e a de cada outra venda continua com o vendedor dela.