Conferência de Recebimento - conferir a compra antes de dar entrada no estoque
Confira item a item a mercadoria do pedido de compra que chegou, clicando na linha ou lendo o código de barras, e só depois dê entrada no estoque pelo Finalizar. Os pendentes ficam no topo, um contador mostra o andamento, e a tela protege contra leitura errada (caixa no lugar da unidade, código no campo da quantidade, quantidade acima do pedido).
Quando usar
Quando a mercadoria de um pedido de compra chega e precisa ser conferida contra o que foi pedido antes de entrar no estoque, com leitor de código de barras ou digitando.
Antes de começar
- Pedido de compra na situação Entregue ou Entregue Parcial
- Depósito vinculado a cada produto (cadastro do produto, aba Estoque), ou escolhido na hora pelo Alterar depósito
- Leitor de código de barras, se a conferência for por leitura, e o código de barras cadastrado nos produtos
Para que serve
A Conferência de Recebimento compara a mercadoria que chegou com o pedido de compra, item a item, antes de dar entrada no estoque. Você confere clicando na linha do item ou lendo o código de barras com o leitor, acompanha o que ainda falta e, no fim, clica em Finalizar: só então o conferido entra no estoque.
Abrir a conferência
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Abra Compras > Pedido de Compra.
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No topo da lista, selecione Entregue ou Entregue Parcial. A opção Conferir só aparece nessas duas situações.
Compras > Pedido de Compra com a situação Entregue selecionada no topo da lista; Entregue Parcial fica ao lado - 3
Na linha do pedido, abra o menu de opções (os três pontinhos) e clique em Conferir. A tela Conferência de Recebimento abre em tela cheia.
Menu de opções (três pontinhos) da linha de um pedido Entregue: Conferir aparece entre Imprimir e Devolução de Compra
A tela
À esquerda fica o item escolhido: Produto, Saldo (o que falta conferir) e Depósito onde ele vai entrar. Quando o produto tem mais de um depósito, Alterar depósito abre a lista para escolher outro. Logo abaixo ficam o campo do produto, a Quantidade, o botão Conferir e a foto do produto.
À direita fica a lista dos itens do pedido. No alto, Ordenar conferência por tem três opções: Pendentes primeiro (o padrão), Código Produto e Descrição. A escolha fica lembrada no navegador. Ao lado aparece o contador, por exemplo "12 de 24 itens conferidos (150 de 298 un.)".
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Reconferir (ícone de seta circular) | Desfaz a conferência daquele item |
| % | Quanto do item já foi conferido |
| Foto | Miniatura do produto; a variação sem foto própria mostra a do produto pai |
| Produto | Descrição, com a variação da grade, e Cód. e Ref. do produto |
| Qtd. | Quantidade do pedido |
| Conf. | Quantidade já conferida |
| Estoque | O que já deu entrada no estoque |
| Saldo | O que falta conferir |
| Sem entrada | Só aparece quando há item conferido sem entrada por um estorno anterior |
| Cortado | Só aparece quando algum item teve o saldo cortado |
A linha escolhida fica destacada, e os itens já conferidos ficam esmaecidos. Com Pendentes primeiro, o que falta fica sempre no topo. A lista se atualiza sozinha a cada 30 segundos, sem trocar a linha escolhida.
Conferir pelo clique na linha
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Clique na linha do item. A quantidade que falta já vem preenchida em Quantidade, com o cursor nela.
Clique na linha da Sanduicheira: a linha fica destacada, o campo do produto mostra a descrição e a Quantidade já vem com 40,00, o saldo do item - 2
Se chegou menos, digite a quantidade que chegou.
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Tecle Enter (ou clique em Conferir). Aparece Item Conferido e o cursor volta ao campo do produto.
Conferir com o leitor
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Com o cursor no campo do produto, leia o código de barras. A tela escolhe sozinha a linha pendente daquele produto.
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O que acontece depois depende de como o produto é conferido (próxima seção). No modo padrão, a quantidade que falta vem preenchida e o cursor vai para Quantidade: tecle Enter para conferir.
Depois de ler o código de barras do Pulverizador: a tela escolheu a linha dele (destacada na lista), o campo do produto passou a mostrar a descrição e a Quantidade veio com 10,00 já selecionado, pronto para o Enter - 3
Depois de cada conferência o cursor volta ao campo do produto, pronto para a próxima leitura. Dá para conferir o pedido inteiro sem tocar no mouse.
O campo do produto também aceita a descrição, o código ou a referência do produto, conforme o modo do produto.
Como cada produto é conferido
O jeito de conferir vem do cadastro do produto, aba Estoque, seção Separação, em dois campos: Tipo de conferência e Confirmação do Produto na separação. Produto sem nada escolhido segue o padrão: Por quantidade e Digitação ou leitura.
| Tipo | Como a tela se comporta |
|---|---|
| Por quantidade (padrão) | Você informa a quantidade. O clique na linha ou a leitura trazem a quantidade que falta; Enter ou Conferir confirmam |
| Individual | Cada leitura confere 1 unidade. Quantidade e Conferir ficam bloqueados: leia uma vez por peça |
| Automática | Basta confirmar o produto: a leitura confere a quantidade da linha inteira de uma vez. Quantidade e Conferir ficam bloqueados |
| Confirmação | Campo do produto | O clique na linha |
|---|---|---|
| Digitação ou leitura (padrão) | Código de barras, descrição, código ou referência | Escolhe o item e já traz a quantidade (no tipo Por quantidade) |
| Digitação | Descrição, código ou referência (sem código de barras) | Escolhe o item e já traz a quantidade (no tipo Por quantidade) |
| Leitura do código de barras | Só o código de barras, lido pelo leitor | Só escolhe a linha; quem confere é a leitura. Escolher o produto pela busca é recusado |
Proteções contra leitura errada
| Situação | O que a tela faz |
|---|---|
| O código lido é idêntico ao código de barras de um item | Confere esse item, mesmo que o código de outro item contenha o lido (como o da caixa, que costuma conter o da unidade) |
| O código bate com mais de um item | Pede para você escolher qual está conferindo, em vez de conferir o primeiro às cegas |
| O leitor disparou com o cursor em Quantidade | Recusa a quantidade com cara de código de barras |
| Quantidade maior do que o saldo do item | Pede confirmação. Confirmado, o excedente também entra no estoque no Finalizar |
| Produto já conferido por inteiro | Avisa que ele já foi conferido e não confere de novo |
| Produto lido diferente do da linha escolhida | Avisa e volta ao campo do produto |
Reconferir um item
Use o ícone Reconferir (seta circular) no começo da linha quando conferiu errado:
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Clique em Reconferir na linha do item.
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Confirme. A conferência daquele item é desfeita, aparece Conferência resetada e o item volta para pendente. Se parte dele já tinha dado entrada no estoque, a pergunta avisa que esse estoque será estornado.
Reconferir na linha do Jogo Chave Catraca (5 de 12 conferidos): a pergunta "Confirma o reset da conferência do produto" com Cancelar e Confirmar - 3
Confira o item de novo.
Item que já deu entrada no estoque não pode ser reconferido pela lista: estorne o estoque no pedido de compra (seção Estornar e refazer).
Finalizar: dar entrada no estoque
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Clique em Finalizar, no alto da tela. Abre o quadro Confirmar Conferência, com a foto de cada produto.
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Se ainda há itens com saldo, o quadro lista só esses itens, cada um com Conferido, Saldo a conferir e Estoque a gerar. Se tudo foi conferido, ele mostra Produtos conferidos com Quantidade, Conferido e Estoque a gerar.
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Se o que falta não vai chegar, ligue Cortar Saldo restante e escreva o motivo em Informe o motivo para o corte. Sem o corte, o que falta continua pendente para uma próxima conferência.
Confirmar Conferência com itens ainda com saldo: Cortar Saldo restante ligado, o motivo escrito em Informe o motivo para o corte e, abaixo, cada item com Conferido, Saldo a conferir e Estoque a gerar - 4
Confira Estoque a gerar: é o que cada item lança no estoque agora. Enquanto há itens com saldo, o quadro mostra só esses; os itens já conferidos por inteiro entram no estoque do mesmo jeito.
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Clique em Finalizar. Aparece Conferência finalizada.
Quando todos os itens do pedido já deram entrada, a tela mostra que a conferência está concluída, a lista fica toda conferida e os botões Finalizar e Reconferir não aparecem.
Estornar e refazer
Se a entrada precisa ser desfeita, abra o pedido de compra e use Estornar Estoque (aparece no aviso do topo do pedido quando já há estoque gerado). O estorno desfaz a entrada e devolve os itens para a conferência. Depois confira de novo e finalize.
Foto do recebimento
O ícone da câmera no alto da tela anexa uma foto ao pedido de compra, por exemplo da caixa avariada ou da nota que veio com a mercadoria. Aparece Imagem anexada quando a foto é gravada.
Problemas comuns
- "Conferir não aparece no menu da linha: a opção só aparece com o filtro Entregue ou Entregue Parcial selecionado no topo da lista de pedidos."
- "Conferi a mais: a quantidade acima do que falta pede confirmação, e o que foi confirmado entra no estoque no Finalizar. Antes de finalizar, use Reconferir no item e confira de novo. Depois de finalizar, use Estornar Estoque no pedido de compra."
- "O leitor conferiu a caixa no lugar da unidade: o código da caixa costuma conter o código da unidade. O código idêntico ao lido vence; quando o código bate com mais de um item, a tela pede para escolher - escolha a linha certa. Se já conferiu errado, use Reconferir no item."
- "O leitor escreveu o código no campo Quantidade: a tela recusa quantidade com cara de código de barras. Volte ao campo do produto e leia de novo."
- "Cliquei na linha e a quantidade não veio preenchida: o produto está em Leitura do código de barras, Individual ou Automática no cadastro. Nesses modos o clique só escolhe a linha e quem confere é a leitura do código."
- "Este produto é conferido pela leitura do código de barras: o cadastro do produto exige a leitura. Escolher o produto pela busca não confere; leia o código."
- "O produto já foi conferido: o item já está conferido por inteiro e a leitura não confere de novo. Para refazer, use Reconferir no item."
- "Nenhum depósito vinculado ao Produto: vincule o depósito no cadastro do produto (aba Estoque) ou, quando houver mais de um, escolha em Alterar depósito antes de conferir."
- "A miniatura do produto não aparece: nem o produto nem o produto pai têm foto cadastrada. A variação sem foto própria mostra a foto do produto pai; cadastre a foto na aba Imagens do produto."
- "Itens aparecem como conferidos sem entrada no estoque: houve um estorno de estoque antigo. Use Reconferir no item e confira de novo; a entrada é lançada uma vez só, no Finalizar."
- "Não é possível reconferir um item com estoque gerado: o item já deu entrada. Use Estornar Estoque no pedido de compra; os itens voltam para a conferência."
- "O botão Finalizar está apagado: todos os itens já deram entrada no estoque. Não há nada a finalizar."