Contabilizar o período e acompanhar o envio à Gerasoft
Contabilize o mês inteiro com um clique, confira os avisos antes de lançar e acompanhe o envio dos lançamentos à Gerasoft na Conferência Gerasoft.
Quando usar
Use no fechamento do mês (ou durante o mês) para gerar os lançamentos contábeis das notas, das notas de serviço, das notas de entrada e dos movimentos de caixa e banco, e mandar tudo para a Gerasoft.
Antes de começar
- Parâmetros contábeis com as regras de cada tipo de documento (veja o artigo Parâmetro contábil).
- Plano de contas sincronizado com a Gerasoft.
- Endereço da API da Gerasoft nas configurações contábeis, para o envio automático.
Para que serve
A tela Contabilizar gera os lançamentos contábeis de um período inteiro de uma vez: notas fiscais de saída, notas de serviço, notas de entrada e caixas e contas (baixas a pagar e a receber, banco, caixa e transferências). Cada documento ganha um lançamento com as contas escolhidas pelo parâmetro contábil. Nas contas que controlam custo, o lançamento já sai dividido por centro de resultado.
No fim, os lançamentos são enviados à Gerasoft automaticamente. O que a Gerasoft recusar fica na aba Conferência Gerasoft, com o motivo em português.
Passo 1: escolher o período e os documentos
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Abra Contábil > Contabilizar. A aba Contabilizar período já abre no mês passado (use Este mês para o mês corrente).
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Marque os tipos de documento. Cada cartão mostra quantos documentos estão pendentes. Os tipos marcados ficam guardados para a próxima vez. Aparecem só os tipos que a empresa contabiliza, escolhidos em Configurações Gerais > Contabilidade > Documentos contabilizados (sem nada escolhido lá, aparecem todos).
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A grade lista os documentos pendentes do período, com filtro por coluna e por situação. O botão Pesquisar busca de novo.
Passo 2: validar antes de lançar
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Clique em Só validar. Ele confere tudo sem gravar nada.
Confirmação do Só validar. - 2
Ao terminar, o painel mostra quantos documentos estão prontos e quantos têm aviso.
Validação concluída com avisos. - 3
Clique em Ver avisos. Os avisos vêm agrupados por causa (falta de regra, conta inativa, documento sem natureza), com o parâmetro contábil e os documentos de cada causa. O botão Cadastrar regra abre o parâmetro certo.
Avisos agrupados por causa, com o atalho para cadastrar a regra que falta.
Passo 3: contabilizar
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Clique em Contabilizar (o botão mostra quantos documentos serão lançados). Para lançar só alguns, marque os documentos na grade antes.
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Confira o resumo por tipo e clique em Começar a contabilizar.
Confirmação com o total por tipo e o que acontece em cada etapa. - 3
O painel mostra o andamento. Ao terminar, cada linha fica como Contabilizado, com o número do lançamento.
Período contabilizado: cada documento com o seu lançamento. - 4
Clique na linha de um documento contabilizado para abrir o lançamento, com as partidas e a explicação de por que foi para cada conta.
Lançamento aberto a partir da linha da grade.
O botão Histórico lista as últimas contabilizações e validações, com quem fez, quando e o resultado. Ver resultado reabre o painel daquela execução.
Passo 4: acompanhar o envio à Gerasoft
Na aba Conferência Gerasoft, os cartões mostram quantos lançamentos do período foram enviados, quantos esperam envio, quantos foram recusados e quantos precisam ser conferidos. O filtro Precisa de atenção já abre no que pede ação.
| Situação | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Enviado | A Gerasoft aceitou e devolveu o número do lote | Nada |
| Esperando envio | Ainda não foi enviado | Enviar o que falta, ou esperar o envio automático |
| Recusado | A Gerasoft recusou e disse o motivo | Corrigir e clicar em Enviar de novo |
| Conferir na Gerasoft | A Gerasoft não respondeu: o lote pode ter entrado | Conferir na Gerasoft: Já está lá (com o número do lote) ou Liberar envio |
Problemas comuns
- Documento ficou com aviso "Falta a regra de crédito (ou débito)": cadastre a regra no parâmetro contábil indicado no aviso (botão Cadastrar regra) e contabilize de novo só os documentos com aviso.
- O lançamento aparece como Recusado na Conferência Gerasoft: leia o motivo na coluna "O que a Gerasoft disse", corrija (normalmente conta inativa ou inexistente na Gerasoft) e clique em Enviar de novo.
- O lançamento aparece como Conferir na Gerasoft: a Gerasoft não respondeu e o lote pode ter entrado. Confira na Gerasoft; se entrou, clique em Já está lá e informe o número do lote; se não entrou, clique em Liberar envio.
- O documento não aparece na lista: ele já tem lançamento (inclusive os do sistema antigo) ou está marcado para não contabilizar no cadastro do documento.