Importar Vendas: a planilha do cliente vira pedido, com prévia conferível
Lê o pedido de compra que o cliente manda por e-mail (planilha .xls ou .xlsx) e monta o documento no Hap. Nada é gravado direto: a importação sempre passa por uma prévia, onde você confere o produto de cada linha (e troca ou exclui a linha), decide entre o preço da sua tabela e o do arquivo, confere o total contra o impresso na planilha e escolhe se vira orçamento ou pedido. A troca de produto que você fizer fica lembrada para as próximas planilhas do mesmo cliente.
Quando usar
Quando clientes grandes mandam o pedido de compra em planilha padronizada e a equipe redigita item a item, um trabalho lento e que já produziu pedido com produto errado.
Antes de começar
- Recurso "Importar Vendas a partir do arquivo do cliente" ligado em Configurações Gerais > Recursos em teste (a tela exige usuário administrador)
- Arquivo em planilha Excel (.xls, .xlsx ou .xlsm), de até 10 MB, num layout que o sistema reconheça
- Cliente cadastrado no Hap (o casamento usa o CNPJ do comprador impresso no arquivo)
Cliente grande manda o pedido de compra em planilha, e alguém do comercial redigita linha por linha. Além de lento, o erro só aparece do pior jeito: no cliente, quando chega o produto errado. O Importar Vendas lê a planilha e monta o documento no Hap, mas com uma regra inegociável: nada é gravado sem passar pela prévia. O que a prévia mostra não é "o arquivo", é o documento que vai nascer.
1. Subir o arquivo
Na tela de Vendas, clique em "Importar" e arraste a planilha (.xls, .xlsx ou .xlsm, até 10 MB). O sistema reconhece o layout do arquivo, identifica o cliente pelo CNPJ do comprador impresso na planilha e traz os dados do cabeçalho: número do pedido do cliente, datas, forma de pagamento.
Tabela de preço, condição de pagamento, forma, representante e natureza de operação vêm copiados do último pedido daquele cliente, cada um mostrado pelo nome, para você aprovar sabendo o que está aprovando e trocá-los se este pedido for diferente.
2. Conferir a prévia
- 1
Resolva as pendências: a linha que não casou com o cadastro aparece com os produtos candidatos daquele código. Escolha o certo. A prévia leva você direto à primeira pendência.
- 2
Confira o produto de cada linha. Toda linha tem o seletor de produto, inclusive a que casou sozinha: se o produto não for o certo, troque ali mesmo (veja a seção 3).
- 3
Decida o preço linha a linha: tabela ou arquivo. As linhas em que os dois divergem vêm sinalizadas, e a escolha é reversível: os dois preços continuam visíveis.
- 4
Confira o total: a prévia recalcula na tela a cada troca e compara com o total impresso no arquivo, com 1 centavo de folga. É a prova de que a leitura saiu inteira.
- 5
Escolha o destino (orçamento ou pedido) e as opções de gerar entregas e reservar estoque.
Planilha com colunas nomeadas (sugestão de compra, planilha editada pelo cliente): o topo da prévia mostra de qual coluna saiu cada campo. Se algo saiu da coluna errada, clique em "Ajustar colunas" e escolha, para Código, EAN, Descrição, Quantidade, Preço unitário e Total, a coluna certa ou "Não usar". Cada opção mostra a letra da coluna no Excel e alguns valores de exemplo, o que ajuda a achar uma coluna sem título. A prévia é refeita na hora, e a mesma escolha vale na gravação. Quando nenhum item é lido ou falta a coluna da quantidade, o painel já abre sozinho.
Código e EAN de produtos diferentes
Às vezes o código e o código de barras (EAN) da mesma linha apontam para produtos diferentes do seu cadastro. Acontece quando o cadastro do cliente está com o EAN de outro produto, ou quando um dos dois produtos foi inativado. O Hap não escolhe sozinho: a linha fica pendente, com os produtos dos dois lados no seletor, e o texto diz exatamente para onde cada um aponta, por exemplo "O código do fornecedor aponta para #88915 FEIJAO PRETO 1KG e o código de barras 2000000773012 aponta para #77301 FEIJAO CARIOCA 1KG (inativo). Confira e escolha qual vale."
No topo da lista de itens, a etiqueta vermelha "N com código e EAN de produtos diferentes" conta quantas linhas estão nessa situação.
3. Trocar o produto de uma linha
Toda linha da prévia tem o seletor de produto, mesmo a que o Hap casou sozinho. Quando a linha tem candidatos (produtos com o mesmo código ou EAN), o seletor mostra esses candidatos. Se o produto certo não estiver entre eles, clique em "Buscar outro produto" e procure por código ou descrição; "Voltar aos candidatos da linha" desfaz a busca. Linha sem candidatos já mostra direto a busca, com o produto atual preenchido.
A busca só oferece produtos permitidos na tabela de preço do pedido. Ao trocar o produto, o preço da linha é refeito com o produto escolhido: com "Arquivo", continua o preço da planilha; com "Tabela", passa a valer o preço do novo produto.
4. Excluir uma linha
Produto sem estoque, item que o cliente desistiu de comprar: em vez de editar a planilha e importar de novo, clique em "Excluir" (o ícone de lixeira) na linha. Ela fica riscada na prévia, com o aviso "Linha excluída: não entra no pedido.", sai do total e das pendências, e o botão vira "Incluir de novo", para desfazer.
O rodapé mostra quantos itens entram e quantos foram excluídos ("5 itens · 1 excluído"), e a etiqueta "N excluídos" aparece no topo da lista. Como o total impresso na planilha inclui a linha excluída, a prévia passa a avisar a diferença: é esperado.
5. O produto que você escolheu fica lembrado para o cliente
Quando você troca o produto de uma linha e grava o pedido, o Hap lembra essa escolha para aquele cliente. Na próxima planilha dele, a linha com o mesmo código, o mesmo EAN e o mesmo código do cliente já entra com o produto que você escolheu, com o texto azul "Lembrado: produto escolhido para este cliente em 24/10/2026." A etiqueta "N lembrados deste cliente" conta essas linhas.
Redes com várias lojas costumam mandar a mesma planilha. Por isso a escolha feita para uma loja vale também para as outras lojas da mesma rede (mesma raiz de CNPJ). Nesse caso o texto diz de qual loja veio: "Lembrado: produto escolhido para MERCADO BOM PRECO LTDA - LOJA 1 (mesma rede) em 10/10/2026." Se as duas lojas têm escolhas diferentes para a mesma linha, vale a do próprio cliente.
Ao gravar, o aviso confirma quantas trocas ficaram lembradas, por exemplo "Pedido 83900 importado. 1 troca de produto lembrada para as próximas importações deste cliente."
O produto lembrado é uma sugestão conferível, não uma trava. Trocar de novo atualiza a memória: na próxima planilha vale a escolha mais recente. E só a troca feita por você é lembrada: a linha que o Hap casou sozinho não vira memória, e a linha excluída também não (o produto sem estoque hoje volta normalmente no próximo pedido).
| Situação | O que a prévia faz |
|---|---|
| O produto lembrado foi inativado | Segue a regra de sempre e avisa: "O produto lembrado para esta linha (...) está inativo: vale a regra de sempre." |
| O produto lembrado está fora da tabela de preço do pedido e há outro produto da linha dentro dela | Segue a regra de sempre e avisa: "O produto lembrado para esta linha (...) está fora da tabela ...: vale a regra de sempre." |
| Duas linhas da planilha têm o mesmo código e o mesmo EAN, com descrições diferentes | Não aplica a memória em nenhuma das duas e avisa: "Outra linha desta planilha tem o mesmo código e o mesmo EAN com outra descrição: o produto lembrado não foi aplicado. Confira." |
6. Confirmar
Com todas as linhas resolvidas (ou excluídas), o botão de confirmar libera e o documento é gravado de uma vez. O Hap nunca grava uma linha pendente: toda linha da planilha entra com o produto conferido ou fica de fora porque você a excluiu. O servidor reprocessa o arquivo e reconfere as regras na gravação; impostos e totais fiscais são calculados pelo mesmo motor de qualquer pedido. Ao terminar, a tela de Vendas recarrega já com o documento novo.
7. Conferir o EAN no pedido
Depois de importado, abra o pedido: na aba Produtos, cada item mostra o EAN ao lado do código, da unidade e do CFOP ("#88812 UN CFOP 5102 EAN 2000000888120"). É por ele que se confere, item a item, se o produto do pedido é o mesmo código de barras que o cliente mandou na planilha.
Problemas comuns
- "Layout do arquivo não reconhecido": o sistema precisa achar na planilha uma linha de cabeçalho, com os títulos das colunas. Se ele acha o cabeçalho mas não reconhece a coluna do produto ou da quantidade, a prévia abre sem itens e com o painel "Ajustar colunas" aberto: escolha ali de qual coluna sai cada campo. Só quando a planilha não tem cabeçalho nenhum é preciso pedir ao cliente a planilha original.
- A prévia diz "Nenhuma linha tem quantidade na coluna...": a quantidade pedida está em outra coluna, às vezes sem título (acontece quando o cliente copia e edita a planilha). Abra "Ajustar colunas" e escolha em Quantidade a coluna certa. Cada opção mostra a letra da coluna no Excel e alguns valores de exemplo, e a prévia é refeita na hora.
- A linha diz "O código do fornecedor aponta para #... e o código de barras ... aponta para #... Confira e escolha qual vale.": o código e o código de barras (EAN) da planilha apontam para produtos DIFERENTES do seu cadastro, mesmo que um deles esteja inativo. O Hap não escolhe sozinho entre os dois. Abra o seletor da linha e escolha qual vale, ou use "Buscar outro produto".
- Muitas linhas com a etiqueta vermelha "com código e EAN de produtos diferentes" e um aviso no topo da prévia: quase sempre a coluna de código da planilha não é o código do produto no Hap (é o código do comprador, por exemplo, ou vem o mesmo número em todas as linhas). Em "Ajustar colunas", marque "Não usar" no Código: o produto passa a ser encontrado só pelo EAN, e a escolha vale também na gravação do pedido.
- Uma coluna traz o mesmo valor em todas as linhas (por exemplo, Código = 1): em "Ajustar colunas", marque "Não usar" nesse campo. O produto passa a ser encontrado só pelo EAN, e a escolha vale também na gravação do pedido.
- Colunas com erro de fórmula do Excel (#NOME?, #REF!, #DIV/0!) são lidas como vazias e não impedem a importação. Se o erro estiver justamente na coluna da quantidade ou do preço, corrija a planilha ou escolha outra coluna em "Ajustar colunas".
- O botão de confirmar diz "itens ainda sem produto": alguma linha do arquivo não casou com o seu cadastro. Vá até ela (a prévia leva você à primeira pendência) e escolha entre os candidatos, busque o produto certo ou cadastre o produto antes. Se a linha não deve entrar no pedido, exclua a linha. O Hap nunca grava uma linha pendente no chute.
- "Todas as linhas foram excluídas: inclua ao menos uma para importar.": todas as linhas da planilha foram excluídas. Clique em "Incluir de novo" nas linhas que devem entrar no pedido.
- O total calculado não bate com o total do arquivo: a prévia compara com 1 centavo de folga. Diferença maior costuma ser linha resolvida com preço trocado (revise as linhas marcadas com divergência de preço) ou linha excluída: o total da planilha inclui a linha que você tirou, então a diferença é esperada.
- A linha veio com outro produto e o texto azul "Lembrado: produto escolhido para este cliente em ...": numa importação anterior deste cliente (ou de outra loja da mesma rede), alguém trocou o produto desta linha, e o Hap repetiu a escolha. Confira: se não for o certo, troque o produto. Ao gravar, a nova escolha passa a ser a lembrada.
- Aviso "O produto lembrado para esta linha (...) está inativo: vale a regra de sempre.": o produto que tinha sido escolhido para esta linha foi inativado no cadastro. A linha seguiu o casamento normal (código e EAN). Confira o produto e, se trocar, a nova escolha passa a ser a lembrada.
- Aviso "O produto lembrado para esta linha (...) está fora da tabela ...: vale a regra de sempre.": o produto lembrado não está liberado na tabela de preço deste pedido, e existe outro produto da linha que está. A linha seguiu o casamento normal; confira e troque se for o caso.
- Aviso "Outra linha desta planilha tem o mesmo código e o mesmo EAN com outra descrição: o produto lembrado não foi aplicado. Confira.": duas linhas da planilha chegaram com o mesmo código e o mesmo EAN, mas com descrições diferentes. O Hap não sabe a qual delas a escolha anterior pertence e não aplica nenhuma. Escolha o produto de cada linha.
- Não consigo escolher o preço da tabela numa linha: aquele produto não tem preço na tabela usada, e a opção só existe quando há preço cadastrado. Vale o preço do arquivo ou cadastre o preço na tabela.
- Troquei o produto e o preço mudou: a troca refaz o preço com o produto escolhido. Se a linha está com o preço do Arquivo, continua o preço da planilha; com Tabela, passa a valer o preço do novo produto na tabela do pedido.
- Aviso de pedido já importado: o sistema detecta pela numeração do pedido do cliente. Se for reimportação intencional (o cliente reenviou corrigido), marque a opção de importar mesmo assim; senão, abra o pedido existente.