CPF ou CNPJ repetido com um cadastro inativo
Quando o mesmo CPF ou CNPJ está em um cadastro inativo, o Hap deixa salvar o cadastro ativo normalmente. Ao criar um cadastro novo com o documento de um inativo, ele mostra o código e o nome do inativo para você reativá-lo, em vez de criar outro.
Quando usar
Quando um cadastro não salva por causa de um CPF ou CNPJ que já existe, quando aparece a mensagem pedindo para reativar um cadastro, ou quando há cadastros repetidos vindos de uma importação de dados.
Antes de começar
- Acesso ao cadastro de pessoas (Cadastros > Pessoa).
Para que serve
O Hap não deixa dois cadastros ativos com o mesmo CPF ou CNPJ. Isso evita cliente repetido, com vendas e títulos espalhados em dois lugares.
Um cadastro inativo, porém, não conta mais nessa conferência. Na prática:
| Situação | O que o Hap faz |
|---|---|
| Editar um cadastro ativo, e o mesmo documento está em outro cadastro inativo | Salva normalmente |
| Editar o próprio cadastro inativo, sem reativar e sem trocar o documento | Salva normalmente |
| Criar um cadastro novo com o documento de um cadastro inativo | Não cria e mostra o código e o nome do inativo para você reativá-lo |
| Criar ou editar com o documento de outro cadastro ativo | Não salva, como sempre |
| Reativar um inativo cujo documento está em outro cadastro ativo | Não salva: os dois não podem ficar ativos |
1. Editar um cadastro que tem o documento repetido em um inativo
No exemplo, a cliente Mariana tem dois cadastros com o mesmo CPF: o 1842, que é o usado hoje, e o 1207, um cadastro antigo que ficou inativo.
Ao abrir o 1207, o topo do cadastro mostra o interruptor desligado e a etiqueta Inativo.
- 1
Abra o cadastro ativo (1842) pelo lápis da linha.
- 2
Faça a alteração, por exemplo o celular.
- 3
Clique em Salvar.
Pessoa atualizada com sucesso: o inativo com o mesmo CPF não impede mais o ativo de salvar
2. Criar um cadastro com o documento de um inativo
Se você tentar criar um cadastro novo com um CPF ou CNPJ que está em um cadastro inativo, o Hap não cria outro. A mensagem diz o código e o nome do cadastro inativo e pede para reativá-lo.
Se o documento estiver em um cadastro ativo, a mensagem é a de sempre, sem a palavra inativa, e também não deixa salvar.
3. Reativar o cadastro inativo
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Feche o cadastro novo sem salvar (Cancelar e Descartar).
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Em Cadastros > Pessoa, pesquise pelo código da mensagem (no exemplo, 935) ou pelo CPF.
Busca pelo código 935: o cadastro inativo do Roberto aparece na lista - 3
Abra o cadastro pelo lápis da linha.
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No topo, ligue o interruptor: a etiqueta muda de Inativo para Ativo.
O interruptor ligado e a etiqueta Ativo, ainda antes de salvar - 5
Confira os dados (endereço, telefone, e-mail) e clique em Salvar.
Pessoa atualizada com sucesso: o cadastro 935 volta a valer
Problemas comuns
- Aparece "Existe uma pessoa cadastrada com esse CPF no código N (nome), inativa. Reative esse cadastro em vez de criar outro.": já existe um cadastro inativo com esse documento. Busque o código N em Cadastros > Pessoa, abra o cadastro, ligue o Ativo e salve. Assim o histórico do cliente continua em um cadastro só.
- Aparece "Existe uma pessoa cadastrada com esse CPF no código N" sem a palavra inativa: o documento está em outro cadastro ATIVO. Use esse cadastro ou corrija o documento digitado. Se os dois são a mesma pessoa, fale com o suporte para unificar.
- Liguei o Ativo de um cadastro antigo e ele não salva: há outro cadastro ativo com o mesmo documento. Os dois não podem ficar ativos ao mesmo tempo. Escolha qual fica ativo e deixe o outro inativo.
- Criei o cadastro já desligado (inativo) e mesmo assim deu a mensagem: um cadastro novo é sempre conferido com os ativos, mesmo que nasça inativo. Use o cadastro que já existe.
- Mudei o CPF de um cadastro inativo para o de outro cadastro ativo e não salvou: trocar o documento de um inativo para um que já está em uso é conferido normalmente.