Conferência do caixa: achar a venda errada, corrigir a forma de pagamento e ajustar a diferença
Etapa de conferência dentro do Fechamento de Caixa. Compara, forma a forma, o total que o sistema apurou com o total que foi realmente recebido (relatório das maquininhas e contagem da gaveta), abre a lista de vendas de cada forma para o conferente achar o lançamento errado, permite corrigir a forma de pagamento de uma venda já lançada sem cancelar nem refazer o pedido, e registra a diferença que sobrar como um ajuste identificado — com tipo, motivo e colaborador responsável.
Quando usar
Loja em que o caixa fecha com diferença porque alguém esqueceu de lançar uma venda, lançou com valor errado, lançou duas vezes ou escolheu a forma de pagamento errada (crédito no lugar de débito). Use depois de fechar o caixa, antes de dar o dia por encerrado.
Antes de começar
- Recurso "Conferência do Caixa" ligado em Configurações Gerais > Comercial > Conferência do Caixa
- Permissão "PDV Conferência Caixa" no usuário que vai conferir (Configurações > Usuários)
- Permissão "PDV Ajuste Conferência Caixa" para quem vai lançar ou estornar ajuste
- Permissão "PDV Corrige Forma Pagamento" para quem vai trocar a forma de pagamento de uma venda
- Caixa já FECHADO: é no fechamento que os valores das maquininhas são informados
O problema que a conferência resolve
No fechamento, o caixa mostra dois números por forma de recebimento. O "Total do sistema" é a soma do que foi lançado no Hap. O "Total informado" é o que veio do relatório da maquininha (e, no dinheiro, da contagem da gaveta). Quando um colaborador esquece de lançar uma venda, lança com valor errado, lança duas vezes ou escolhe a forma de pagamento errada, os dois números deixam de bater.
Antes, a única saída era editar o número do fechamento na mão. Isso tem dois defeitos graves: o caixa passa a fechar bonito enquanto o contas a receber, o estoque e o fiscal continuam errados; e o ajuste some sozinho se alguém reabrir e fechar o caixa de novo, porque o fechamento é recalculado do zero. A conferência existe para tratar a causa, não o sintoma.
Ligar o recurso
Vá em Configurações Gerais > Comercial > Conferência do Caixa e marque "Ativar a conferência do caixa". Não exige administrador: quem decide isso é o financeiro ou o gerente da loja. Enquanto estiver desligado, nada muda — a tela de Fechamento de Caixa continua exatamente como está hoje.
Quem pode fazer o quê
O recurso liga a tela para a empresa; quem opera cada ação é decidido por permissão de usuário, em Configurações > Usuários. As três permissões só aparecem no cadastro quando o recurso está ligado.
| Permissão | O que libera |
|---|---|
| PDV Conferência Caixa | Ver a aba Conferência, abrir o detalhe de cada forma e concluir a conferência — inclusive com o caixa já fechado |
| PDV Ajuste Conferência Caixa | Lançar e estornar o ajuste da diferença |
| PDV Corrige Forma Pagamento | Trocar a forma de pagamento de uma venda já lançada |
A tela de conferência
Abra Financeiro > Caixa, entre no caixa do dia e vá na aba Conferência. Cada forma de recebimento aparece com o total do sistema, o quanto desse total veio de ajustes, o total informado e a diferença. As formas que batem ficam marcadas como "confere"; as que não batem, como "divergente".
Passo 1 — achar o lançamento errado
Clique em Detalhar na forma divergente. A lista traz as vendas daquele caixa naquela forma, com número, hora, vendedor, operador de caixa, situação e se saiu nota fiscal. É aqui que se descobre qual venda está fora do lugar.
Passo 2 — corrigir a venda na origem
Quando a causa é a forma de pagamento trocada (crédito lançado como débito, o caso mais comum), clique em Corrigir forma na linha da venda, escolha a forma certa e descreva o motivo. O Hap ajusta a parcela da venda, o lançamento do caixa, o pedido e o título financeiro de uma vez só — sem cancelar nem refazer o pedido.
A correção só é liberada entre formas com a mesma configuração financeira: mesma conta, mesmo destino, mesma taxa, mesma tarifa, mesmo prazo de recebimento, mesma antecipação e mesmo gateway. Quando isso muda, trocar a forma mudaria o valor e a data em que o dinheiro entra — e aí o caminho continua sendo estornar o faturamento e refazer. A tela recusa dizendo exatamente qual atributo é diferente.
Passo 3 — ajustar o que sobrou
Para a diferença que não tem venda correspondente, clique em Ajustar. O campo já vem preenchido com o valor que zera a diferença. Escolha o tipo, descreva o motivo e, se quiser, aponte o colaborador responsável e a venda relacionada.
| Tipo | Quando usar | Deixa pendência? |
|---|---|---|
| Venda não lançada no sistema | A venda aconteceu, o dinheiro entrou, mas ninguém lançou no Hap | Sim |
| Venda lançada com valor incorreto | A venda existe, mas com valor diferente do recebido | Não |
| Venda lançada a mais | Existe lançamento no sistema sem recebimento correspondente | Sim |
| Resíduo após corrigir a forma de pagamento | Sobrou centavo ou diferença pequena depois de acertar as formas | Não |
| Quebra de caixa (sem causa identificada) | Faltou ou sobrou dinheiro e ninguém achou a origem | Não |
Passo 4 — concluir
Com todas as formas zeradas, o botão Concluir conferência libera. O caixa passa a mostrar quando foi conferido e por quem. Se houver ajuste de venda não lançada ou venda a mais, ele fica como "Conferido com pendência", lembrando que ainda falta acertar o documento no sistema.
Os ajustes lançados ficam listados no rodapé da aba, com data, forma, tipo, motivo, usuário e valor — e podem ser estornados por quem tem a permissão de ajuste. Diferente da edição manual antiga, o ajuste sobrevive a reabrir e fechar o caixa de novo.
O que a conferência NÃO faz
Ela não lança nem cancela venda, não mexe em estoque e não emite nem corrige documento fiscal. Também não desconta nem redistribui comissão: o colaborador responsável marcado no ajuste serve para o acompanhamento do gestor, não para mexer na remuneração de ninguém.
Problemas comuns
- A aba Conferência não aparece: o recurso está desligado. Ligue em Configurações Gerais > Comercial > Conferência do Caixa (não exige administrador) e recarregue a tela.
- "Usuário sem permissão para conferir o caixa": falta a permissão PDV Conferência Caixa no cadastro do usuário. As três permissões da conferência só aparecem no cadastro de usuários quando o recurso está ligado.
- O botão Concluir conferência não habilita: ainda há forma com diferença diferente de zero. Corrija a venda ou registre o ajuste da diferença restante.
- "Feche o caixa antes de concluir a conferência": o caixa ainda está aberto. Enquanto ele não é fechado não existe total informado para comparar, então toda forma apareceria divergente.
- O botão Ajustar está desabilitado numa linha: ou a forma não tem diferença, ou é sangria/reforço (movimento de gaveta, não recebimento de venda), ou falta a permissão PDV Ajuste Conferência Caixa.
- O botão Corrigir forma está desabilitado: o lançamento não tem venda vinculada (é sangria, reforço ou o próprio ajuste), ou falta a permissão PDV Corrige Forma Pagamento.
- A correção é recusada dizendo que as formas têm configuração financeira diferente: as duas formas precisam ter a mesma conta financeira, destino, taxa, tarifa, prazo de recebimento, antecipação e gateway. Quando isso muda, trocar a forma mudaria o valor e a data do recebimento — nesse caso o caminho continua sendo estornar o faturamento e refazer.
- A correção é recusada por baixa conciliada ou contabilizada, boleto emitido ou comissão faturada: o dinheiro já foi movimentado. Desfaça a conciliação (ou trate a contabilização) antes de corrigir.
- O caixa ficou "Conferido com pendência": há ajuste do tipo "Venda não lançada no sistema" ou "Venda lançada a mais". A conferência fechou a diferença do caixa, mas ainda falta lançar ou cancelar a venda no ERP.
- O total do rodapé não bate com a soma das linhas: sangria e reforço não entram no rodapé de propósito — são movimento de gaveta, não forma de recebimento, e não têm total informado para conferir.