Troca e devolução no PDV: o que o cliente leva a mais vai para o caixa
A troca começa pela venda original: buscar pelo comprovante, pelas vendas recentes ou por período, escolher o que volta, escolher o que o cliente leva no lugar e fechar a diferença. Peças de mais de uma compra do mesmo cliente entram numa troca só, agrupando as vendas. Quando sobra diferença a pagar e a loja trabalha com senha, a venda nova entra na fila do caixa como qualquer outra - o cliente paga no caixa, não no balcão da troca.
Quando usar
Sempre que o cliente volta com um produto: para devolver, para trocar por outro ou para levar algo de valor diferente - inclusive quando as peças vieram de compras diferentes.
Antes de começar
- PDV V3 ligado em Configurações > Configurações Gerais > Comercial
- Acesso ao item de menu da troca liberado para o operador
- Para a diferença ir ao caixa: fluxo de atendimento em etapas escolhido na mesma tela de configuração
Toda troca começa pela venda que originou o produto - é dela que saem o preço praticado, o desconto dado e a quantidade que pode voltar. Por isso o primeiro passo da tela é localizar a venda, e não o produto.
1. Achar a venda
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Bipe ou digite o código do comprovante que o cliente trouxe.
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Sem o comprovante, clique em "Ver as últimas vendas": a lista já vem com as últimas vendas da loja.
Passo Venda: "Ver as últimas vendas" lista as vendas da loja com o número, o cupom, o cliente, o vendedor e a data. - 3
Ou digite o número da venda ou o nome do cliente no campo de busca e clique em Buscar: a lista mostra as vendas encontradas.
Busca pelo nome do cliente "Imobiliaria Exemplo": a lista ao lado mostra as vendas dele, com o nome do cliente, o vendedor, a data e o valor. - 4
Para achar pela data, use os Filtros, que na troca já vêm abertos: os atalhos de período (Hoje, 7 dias, 30 dias) ou De e Até para uma venda mais antiga. Dá para filtrar também pela descrição ou pelo código de barras do produto e pelo vendedor. Clique em Filtros para recolher o quadro.
Vincular a venda original com os Filtros abertos: descrição e código de barras do produto, vendedor, De, Até e os atalhos Hoje, 7 dias e 30 dias. - 5
Confira o cliente e a data antes de seguir.
2. Peças de mais de uma compra: agrupar as vendas
O cliente às vezes volta com peças de compras diferentes: a tinta da semana passada e a argamassa de três dias atrás. Em vez de fazer uma troca para cada venda (e o cliente sair com dois vales), as vendas entram juntas numa troca só.
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Escolha a primeira venda. Logo abaixo aparece a barra das vendas da troca, com o convite "Itens de outra compra do mesmo cliente? Agrupe as vendas numa troca só." e o botão "+ Agrupar outra venda".
Primeira venda vinculada: a barra das vendas da troca com o botão "+ Agrupar outra venda". - 2
Clique em "+ Agrupar outra venda". A barra passa a dizer "Escolha a outra venda do mesmo cliente: ela entra junto, numa troca só." e mostra o botão "Cancelar", para desistir antes de escolher.
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Busque e escolha a outra venda, do mesmo jeito que a primeira.
Agrupando: a primeira venda continua vinculada, a lista mostra as outras vendas e o "Cancelar" desfaz a intenção de agrupar. - 4
As duas vendas ficam vinculadas e o cabeçalho mostra "2 vendas agrupadas". Para mais uma, use "+ Outra venda".
Duas vendas vinculadas: cada uma vira um selo na barra, com o "x" para tirá-la, e o resumo lista as vendas de origem.
No passo Itens, os itens de todas as vendas aparecem numa lista só, cada um com o número da venda de onde veio. Cada selo da barra mostra quantos itens daquela venda estão marcados e quanto eles somam; o "x" tira a venda da troca (somem só os itens dela, o que foi marcado nas outras continua). O Resumo do acerto lista as vendas de origem.
3. O que volta e o que o cliente leva
Marque os itens devolvidos e a quantidade de cada um. Se for troca, lance em seguida os produtos que o cliente leva no lugar, do mesmo jeito que no balcão. A tela mostra o tempo todo a diferença entre o que voltou e o que está saindo.
4. A diferença
É a diferença que decide como a operação termina:
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Diferença a pagar (o cliente levou mais do que devolveu): a venda nova é registrada e entra na fila do caixa com uma senha. O cliente paga no caixa.
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Diferença a favor do cliente: o valor é reembolsado ou vira vale, conforme a opção escolhida na conclusão.
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Sem diferença: a troca fecha ali mesmo, nada vai para o caixa.
5. Ir e voltar sem sair do PDV
As telas do PDV ocupam o monitor inteiro. Para não obrigar o operador a sair e voltar pelo menu com o cliente esperando, a faixa superior tem os atalhos das telas vizinhas: do balcão se chega à troca, e da troca se volta ao balcão ou ao caixa. O atalho da troca só aparece para quem tem acesso a ela.
Problemas comuns
- Não acho a venda pelo número: use "Ver as últimas vendas", a busca pelo nome do cliente ou os Filtros, que já vêm abertos na tela. A busca pelo comprovante espera o código impresso no papel; os atalhos de período (Hoje, 7 dias, 30 dias) listam as vendas com um clique.
- Concluí a troca e não apareceu senha: ou a diferença ficou zero ou a favor do cliente (nesses casos não há nada a receber no caixa), ou a loja não usa o fluxo em etapas - aí a troca fecha no próprio balcão, como antes.
- O cliente tem diferença a receber: o valor é devolvido ou vira vale na própria conclusão, conforme a opção escolhida na tela. Não vai para a fila do caixa, porque não há o que cobrar.
- Preciso voltar ao balcão no meio da troca: use os botões "Venda" (ou "Balcão", conforme a loja) e "Caixa" na faixa superior da tela. As telas do PDV ocupam o monitor inteiro, e sem eles a única saída seria voltar pelo menu do sistema.
- O botão "Troca" não aparece na faixa do balcão: o acesso à troca não está liberado para esse usuário em Configurações > Usuário > Acessos.
- Escolhi a segunda venda e a primeira sumiu: sem apertar "+ Agrupar outra venda", escolher outra venda SUBSTITUI a anterior (é assim que se corrige uma venda escolhida por engano). Escolha a primeira venda de novo, clique em "+ Agrupar outra venda" e só então escolha a segunda.
- Aparece "Esta venda é de outro cliente. O agrupamento só vale para vendas do mesmo cliente.": só se agrupam vendas do mesmo cliente. Faça uma troca para cada cliente.
- Aparece "Esta venda é de outra empresa. Faça uma troca por empresa.": as vendas agrupadas têm de ser da mesma loja. Faça uma troca por empresa.
- Aparece "Esta venda já está no agrupamento.": a venda escolhida já está na troca. Escolha outra ou siga com as que estão.
- Com vendas agrupadas, a nota de devolução aparece desligada com "A nota de devolução sai por venda de origem e ainda não cobre agrupamento...": a nota de devolução referencia o documento de uma venda só. Conclua a troca sem nota; se a nota for necessária, faça uma troca por venda.
- Aparece "Esta troca junta mais de uma venda. Com a nota de devolução obrigatória, faça uma troca por venda...": a empresa exige a nota de devolução e alguma das vendas tem documento fiscal autorizado. Tire as vendas do agrupamento (o "x" em cada uma) e faça uma troca por venda.