Importar planilha de embarque, booking e pagamento
O Hap não exige um layout fixo de planilha: ele aprende o layout do seu armador pela Biblioteca de Conversão. Este guia mostra como enviar a planilha de embarques, booking list ou pagamentos, como o sistema descobre o cabeçalho, o que acontece com as linhas que não conseguem ser traduzidas e como conferir tudo antes de confirmar.
Quando usar
Use sempre que receber uma planilha do armador para carregar no sistema, quando uma importação trouxer menos linhas do que o esperado, ou quando o armador mudar o cabeçalho do arquivo.
Antes de começar
- Planilha em Excel (.xlsx ou .xls) ou CSV.
- Biblioteca de Conversão com o de-para das colunas daquele armador.
- Cadastro de portos, trades e clientes já feito.
Como o Hap lê a planilha do armador
Cada armador manda a planilha do jeito dele. Em vez de exigir um modelo único, o Hap aprende o formato: a Biblioteca de Conversão guarda o de-para entre o vocabulário do armador e o do ERP.
São dois de-para diferentes, e é comum confundir:
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Conversão de colunas — traduz o CABEÇALHO. Exemplo: a coluna chamada NÚMERO BL na planilha é o campo Número BL no Hap.
- 2
Conversão de registros — traduz o VALOR de dentro da célula. Exemplo: o texto BRSSZ que vem na coluna de porto é o porto de Santos.
Enviando o arquivo
- 1
Abra a tela do tipo de dado que você vai importar: Embarque, Booking List ou Pagamentos.
- 2
Clique em Importar. Na importação de embarque, escolha também a situação que os registros devem receber (embarcado, cancelado ou no show).
- 3
Selecione o arquivo e envie. A tela mostra o andamento da leitura; arquivos grandes levam alguns minutos.
- 4
Quando a leitura terminar, a prévia abre sozinha.
Lendo a prévia
A prévia é a etapa mais importante: é ali que você vê o que vai entrar, antes de qualquer coisa ser gravada. Cada linha do arquivo aparece com o resultado da validação.
- 1
Linha sem aviso: será importada normalmente.
- 2
Linha com aviso de valor não encontrado: o de-para não conhece aquele cliente, porto ou trade. Ela não entra até o cadastro ser feito.
- 3
Linha marcada como já importada: aquele registro já existe no sistema. Ela é ignorada de propósito, para não duplicar.
Confirmando
Enquanto você não clica em confirmar, nada foi gravado de verdade. A confirmação grava os registros e a importação passa a constar na tela Importações, com o histórico completo.
A planilha de pagamentos
A fatura do armador segue o mesmo caminho, mas tem duas colunas que fazem diferença e costumam ser esquecidas no de-para:
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BOOKING — é o que liga o título ao embarque. Sem ela, o pagamento entra solto e não aparece nos indicadores do dashboard.
- 2
DATA VENCIMENTO — sem ela não há como acompanhar o que está por vencer ou vencido.
A planilha de tarifas da negociação
A negociação tem um importador próprio, dentro da tela de Negociação. Ele é mais poderoso: além de trazer os valores, ele CRIA as colunas da matriz a partir do cabeçalho da planilha do armador. Existe também um importador separado só para bunker.
Problemas comuns
- A importação não encontra o cabeçalho: nenhuma célula da planilha bateu com a Biblioteca de Conversão de colunas. Cadastre o cabeçalho exatamente como ele aparece no arquivo.
- Uma coluna inteira foi ignorada: o texto do cabeçalho mudou. O armador pode ter trocado o nome; cadastre também a forma nova, não é preciso apagar a antiga.
- Linhas com Cliente não encontrado: o nome do cliente no arquivo não está no de-para. Use a tela Pendências de Conversão para ver todos os valores pendentes de uma vez.
- Data em branco ou errada: toda coluna cujo de-para começa com DATA aceita a data serial do Excel ou texto no formato configurado na coluna. Confira o formato cadastrado.
- Importei duas vezes o mesmo arquivo: use Marcar duplicados na tela de Embarques para sinalizar as cópias antigas.
- A importação ficou parada em Salvando: o processamento foi interrompido. Envie o arquivo de novo — a importação anterior fica registrada na tela Importações e pode ser ignorada.