Volumes da nota preenchidos automaticamente
Cadastre no produto quantas unidades cabem em um volume (ex.: 2:1) e o sistema preenche sozinho a quantidade de volumes do pedido e da nota fiscal — o campo que sai no DANFE. Quem digita continua mandando: volume informado a mão não é recalculado.
Quando usar
Quando a equipe digita a quantidade de volumes em toda venda e o número sai errado com frequência, ou quando a caixa de despacho tem uma quantidade padrão por produto.
Antes de começar
- Recurso ligado em Configurações Gerais > Recursos em teste (exige usuário administrador)
- Proporcão cadastrada nos produtos que fogem de 1:1 — os demais já funcionam sem cadastro nenhum
A quantidade de volumes é o número de caixas, fardos ou pacotes que saem com a carga — é ele que a transportadora confere na coleta e que aparece no quadro VOLUMES do DANFE. Até agora esse campo era digitado a cada venda. Com este recurso, você cadastra uma vez quantas unidades cabem em um volume e o sistema preenche sozinho, somando os itens do documento.
1. Ligar o recurso
Vá em Configurações > Configurações Gerais > Recursos em teste e ligue "Volume da nota preenchido automaticamente". Vale para toda a empresa, e só precisa ser feito uma vez.
2. Cadastrar a proporção no produto
Abra o produto, aba Dados, bloco Estoque. O campo "Proporção de volumes" fica ao lado da tara da embalagem. Escreva no formato quantidade:volume — 2:1 significa "a cada 2 unidades vendidas, 1 volume". Uma dúzia por caixa vira 12:1. Um produto grande que ocupa dois volumes sozinho vira 1:2.
3. Conferir no pedido e na nota
No pedido de venda, aba Transporte, o campo Volume passa a chegar preenchido — e se atualiza sozinho quando você acrescenta ou tira itens. O mesmo acontece na nota fiscal. Dali o número sai no arquivo da NF-e e no quadro VOLUMES do DANFE, do jeito que a transportadora espera.
Como o sistema chega no número
| Situação | O que acontece | Exemplo |
|---|---|---|
| Produto sem proporção cadastrada | Conta 1:1 — cada unidade é um volume | 7 unidades → 7 volumes |
| Divisão exata | Devolve o resultado direto | 10 unidades a 2:1 → 5 |
| Sobra de meia caixa ou mais | Arredonda para cima | 5 unidades a 2:1 → 3 |
| Sobra menor que meia caixa | Arredonda para baixo | 10 unidades a 3:1 → 3 |
| Vários itens no mesmo pedido | Soma as frações de todos e arredonda uma vez só, no fim | Três itens de meia caixa → 2, e não 3 |
| Carga que daria menos de um volume | Declara 1 — nota com mercadoria nunca sai com zero volume | 1 unidade a 12:1 → 1 |
| Item de serviço | Fica fora da conta | Documento só de serviço → 0 |
| Faturamento parcial | Recalcula pela quantidade que está embarcando agora | Metade do pedido → metade dos volumes |
Quando a carga sai diferente do padrão
Nada impede você de digitar o volume por cima. Foi assim que a carga saiu de verdade — sobrou espaço, coube tudo em menos caixas, o cliente pediu para separar em duas —, e o que você digita vale mais do que qualquer cálculo. A partir daí o sistema não mexe mais no número daquele documento.
No aplicativo Hap 360
O pedido tirado pelo representante chega ao sistema com os volumes já calculados, sem ele precisar fazer nada. Com o aplicativo atualizado e uma sincronização feita, ele também passa a ver o número antes de enviar, em Totais do pedido, na linha "Volumes (transporte)".
Problemas comuns
- O campo "Proporção de volumes" não aparece no cadastro do produto: o recurso está desligado nesta empresa. Ligue em Configurações Gerais > Recursos em teste (a tela exige administrador) e recarregue a página.
- O volume não muda quando eu altero os itens: alguém já digitou o volume neste documento, e o que é digitado é sempre preservado. Para voltar ao automático, lance um documento novo.
- O número veio menor do que a quantidade de caixas que eu despachei: confira se todos os produtos têm a proporção certa. Produto sem proporção conta 1:1, e itens de serviço não entram na conta.
- O número veio uma caixa a menos do que eu somei no papel: a conta soma as frações de todos os itens e arredonda uma vez só, no fim — e não item a item. Dois itens de meia caixa fecham uma caixa, não duas.
- Cadastrei "2 por caixa" e não funcionou: o campo espera o formato número:número, como 2:1. Texto livre é ignorado e o produto volta a contar 1:1.
- O vendedor não vê "Volumes (transporte)" no aplicativo: peça uma sincronização e confira se ele está com a versão atual do Hap 360. Mesmo sem ver na tela, o pedido enviado por ele chega ao ERP com os volumes já calculados.